Rolândia: Processos e protocolos 100% online da prefeitura completam um mês com ótimos resultados e mais de duas mil pessoas atendidas

No primeiro mês de atuação de processos e protocolos 100% online, a Prefeitura de Rolândia colhe os bons frutos desse procedimento que coloca a cidade na vanguarda da informação e processamento de dados. O Sistema Eletrônico de Informações que substituiu em 100% a tramitação de formulários de papéis por formulário eletrônico, foi instituído por meio do Decreto nº 326, com o Programa “ROLÂNDIA DIGITAL”, que regulamenta todo o processo de informações, em ambiente digital de gestão documental, seja para produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança ou acesso a documentos e informações.

Os servidores estão sendo capacitados através de plataforma EAD devido a pandemia do Covid-19 e, após a conclusão do curso on line e realização de prova, serão certificados.

No primeiro mês da plataforma digital, são 311 Servidores cadastrados no sistema, 2.309 pessoas únicas atendidas, 17.361 Documentos gerados (documentos + despachos/atualizações), 529 Média de emissões por dia, 71.091 Impressões economizadas e R$ 12.293,12 Economia direta em papel. Além disso, foram emitidos 1.702 Memorandos, 41 Circulares, 422 Ofícios, 2.192 Protocolos, 681 Processos Administrativos e 60 Chamados Técnicos.

Em uma plataforma totalmente amigável está sendo gerenciada toda a tramitação de informações e documentos interno e externo a Prefeitura. A tramitação interna, entre os setores, é realizada através de memorandos eletrônicos. A tramitação externa, entre a prefeitura e seu público externo (fornecedores, entidades, outras esferas de governo, etc) é realizada através de ofícios eletrônicos. A população se comunica com a prefeitura para assuntos de interesse individual, através de protocolo eletrônico; e, para assuntos de interesse coletivo através de atendimento eletrônico.

Todos os documentos tramitam de forma digital dentro da Prefeitura de Rolândia de forma digital (eletrônica), assim, ao dar entrada em um processo na prefeitura, todos os documentos em papel serão digitalizados. E, os documentos gerados internamente não serão mais impressos, mas gerados em arquivo, tramitando eletronicamente.

Todos os processos gerados dentro da nova plataforma – memorandos, ofícios, processos administrativos - são assinados digitalmente e, documentos gerados eletronicamente anexados ao sistema que, anteriormente eram assinados fisicamente passarão a ser assinados digitalmente, como notas de empenho, ordens de pagamento, pareceres.

Todos os cidadãos que fizerem seus protocolos no novo sistema recebem um código, através do qual poderão acompanhar a tramitação do seu requerimento protocolado.

Os protocolos podem ser realizados eletronicamente, sem a necessidade de estar presencialmente na prefeitura. E, informando uma conta de e-mail, o contato com o contribuinte também será realizado de forma eletrônica, com registro no sistema de todas as movimentações realizadas no processo do contribuinte.

A prefeitura, através de seu setor de protocolo, continua recebendo os processos fisicamente, contudo, no ato do protocolo, os documentos são digitalizados e anexados ao processo, com a devolução ao contribuinte do documento físico.

A expectativa do Secretário de Finanças, Marcos Gabriel, é que a economia gerada pela implantação do novo sistema, com redução de impressão de documentos e, o deslocamento físico de funcionários entre as diversas secretarias e seus setores, pague pela despesa do novo sistema. E, além da economia, a agilidade na resolução de problemas e, redução da burocracia, permitirá uma maior eficiência, levando os servidores públicos a resolverem um maior número de processos no mesmo espaço de tempo.

Assim, os contribuintes tem uma resposta mais rápida a suas demandas junto a Prefeitura. A implantação do Sistema Eletrônico de Informações traz maior transparência aos atos públicos. Além dos instrumentos de transparência já disponíveis no site da Prefeitura, que atende a legislações federal e estadual, com o novo sistema, os processos em tramitação requerido pelo contribuinte, estarão disponíveis e, toda a movimentação de processo poderá ser visualizada.

Novo Sistema é acessado a partir do site da prefeitura – www.rolandia.pr.gov.br, na opção Protocolo Eletrônico.

NCPMR