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O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e os tribunais devem, por meio de suas Comissões Permanentes de Avaliação Documental, analisar os dados mais recentes sobre a massa de documentos gerada pelo Poder Judiciário. E, a partir disso, precisam buscar reduzir os passivos de arquivos e fazer uma criteriosa classificação dos documentos gerados pelos órgãos judiciais.

Essa foi a mensagem transmitida pelo presidente do CNJ e do Supremo Tribunal Federal (STF), ministro Dias Toffoli, ontem (12/5) durante apresentação do Relatório de Gestão Documental na 310ª Sessão Ordinária do Conselho.

Ao fazer referência à importância da memória contida nos documentos do Judiciário, Toffoli disse que cabe ao CNJ a missão de conduzir a política judiciária de gestão documental. “A dimensão dessa responsabilidade se avulta quando observamos que no Poder Judiciário, segundo o Relatório Justiça em Números 2019 do CNJ, tramitam 78,7 milhões de processos, aos quais se somam, para fins de gestão documental, igual ou maior número de documentos relacionados às atividades-meio e às funções administrativas ”, disse.

O diagnóstico sobre a gestão de documentos foi elaborado no âmbito do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname). Feita a partir de um questionário com 17 perguntas encaminhado aos tribunais, a pesquisa apresenta a situação dos arquivos físicos e digitais das cortes e seus órgãos. A íntegra do documento está acessível aqui.

Dados preservados

Durante o estudo, foram levantados dados sobre o tamanho dos arquivos, como se encontram divididos (físicos e digitais), custos com guarda, tamanho em metros lineares usados no armazenamento, tratamento técnico dispensado aos documentos, a forma de aferição do valor secundário dos documentos e quais ações vêm sendo adotadas para reduzir esses arquivos. As questões foram respondidas por 97,5% dos órgãos judiciais.

Ao apresentar o relatório, o presidente do CNJ chamou a atenção para a importância da gestão desses arquivos. “Toda essa massa documental necessita ser classificada, avaliada e descrita mediante a utilização de normas, planos de classificação, tabelas de temporalidade documental padronizadas, visando preservar as informações indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais.”

O diagnóstico apresenta dados sobre os processos de trabalho utilizados na gestão documental no Judiciário, além de aferir o custo e o tamanho dos arquivos judiciais e administrativos. O objetivo foi obter e atualizar informações para subsidiar o aperfeiçoamento da política e dar transparência a essa questão, com a apresentação do panorama do tema nos tribunais brasileiros.

Na ocasião de apresentação do diagnóstico, o ministro Dias Toffoli também destacou a instituição do Dia da Memória do Poder Judiciário, definido em 10 de maio pela Resolução 316/2020. Entre as ações previstas está que os tribunais mobilizem museus, arquivos, memoriais, bibliotecas, unidades de gestão documental e afins para a realização de atividades de valorização e divulgação da história e a memória judicial contida em seus acervos. “A preservação da memória institucional judiciária não constitui apenas um tributo ao passado, mas sim um compromisso e um dever fundamental com as futuras gerações, que têm o direito de conhecer a sua história e, por via de consequência, a sua própria identidade”, afirmou.

Entre os resultados do diagnóstico constam que, quanto aos arquivos físicos, 84,7% do espaço é ocupado com processos judiciais e 15,3% com processos administrativos. O mesmo ocorre com o arquivo digital, no qual 78,5% dos terabytes são utilizados para a guarda de ações judiciais.

O maior volume de arquivo físico, 63,6%, encontra-se em guarda temporária. A guarda permanente representa 15,2% do espaço total e 21,1% são documentos que ainda não receberam tratamento técnico. Em relação a estes arquivos, 59,5% dos tribunais que responderam à pesquisa informaram não adotar providências para a redução do seu passivo.

Em termos de custos, o total gasto pelos respondentes com o aluguel de espaço para armazenamento de arquivos é de R$ 29.874.450, por ano. Das 119 unidades que participaram do levantamento, apenas seis utilizam guarda terceirizada e o gasto anual total deles é, conforme o diagnóstico, quase o dobro do gasto por 42 órgãos que utilizam espaço alugado, R$ 54.574.964.

Já o valor empregado no armazenamento digital de processos judiciais e administrativos é de R$ 49.859.705, sendo 83% destinado à guarda de processos judiciais e o restante para processos administrativos. O relatório ressalta, no entanto, a necessidade de pesquisa específica que se aprofunde no tema, com conceitos e variáveis bem delimitados e interlocução da área de TI e Gestão Documental dos tribunais, uma vez que os respondentes tiveram dificuldades em responder às perguntas relativas ao armazenamento digital dos processos.

O levantamento também chama a atenção para o fato de que durante o ano de 2018, apenas 16,2% do total de processos novos ingressaram fisicamente no Poder Judiciário. De 2009 a 2018, foram 100,3 milhões de casos novos em formato eletrônico na justiça brasileira, segundo o Relatório Justiça em Números de 2019.

Outra informação é que 72 tribunais e conselhos do Poder Judiciário utilizam o Processo Judicial Eletrônico (PJe). Por ser o sistema mais utilizado, o diagnóstico recomenda que seja buscada uma solução de gestão documental para o PJe.

Luciana Otoni/Agência CNJ de Notícias

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